چرا استفاده از دستگاه حضور و غیاب به نفع سازمانهای کوچک و بزرگ است؟ امروزه، یکی از چالش‌های اصلی مدیران و صاحبان کسب‌وکارها بزرگ و کوچک، بهبود فرآیندهای مدیریتی و ایجاد نظم در سازمان‌ها است. در این راستا، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب میتواند راه‌حل مؤثری برای رسیدن به این اهداف باشد. اگرچه در ابتدا ممکن است هزینه خرید این دستگاه‌ها برای برخی سازمان‌ها نگران‌کننده به نظر برسد، اما در نهایت، این فناوری‌ها می‌توانند بهره‌وری را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهند. در ادامه به برخی از مزایای مهم این دستگاه‌ها اشاره خواهیم کرد:
۱- اولین دلیل استفاده از دستگاه حضور و غیاب، ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان این دستگاه‌ها با ثبت دقیق ساعات حضور و غیاب کارکنان، نظم و انضباط را در سازمان تقویت می‌کنند و از بروز خطاهای انسانی در فرآیندهای دستی جلوگیری می‌کنند. این دقت، کارایی سیستم را به طرز چشمگیری افزایش می‌دهد.
۲- محاسبه دقیق اضافه‌کاری و کسر کار با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب، مدیران می‌توانند به راحتی و با دقت، اضافه‌کاری و کسرکار کارکنان را محاسبه کنند. این موضوع به آنها کمک می‌کند که برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای نیروی انسانی داشته باشند و از بروز اشتباهات محاسباتی جلوگیری کنند. و کارکنان را راضی نگه دارن.
۳- سومین دلیل استفاده از دستگاه حضور و غیاب این است که پرداخت حقوق و دستمزد بدون خطا با وجود ثبت دقیق ساعات حضور و غیاب، محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان به‌صورت کاملاً خودکار و بدون دخالت نیروی انسانی انجام می‌شود. این سیستم علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، احتمال بروز خطاهای محاسباتی را نیز به حداقل می‌رساند.
۴- پشتیبانی از رشد و توسعه کسب‌وکار همزمان با رشد و توسعه سازمان‌ها، سیستم‌های حضور و غیاب نیز می‌توانند خود را به‌طور مداوم توسعه دهند. این دستگاه‌ها به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که در کنار رشد، سیستم مدیریت تردد خود را به‌راحتی گسترش دهند.
۵- دسترسی راحت به اطلاعات در هر زمان و مکان با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب پیشرفته، مدیران و مسئولان می‌توانند به اطلاعات دقیق مربوط به کارکنان در هر زمان و مکانی دسترسی داشته باشند. این دسترسی آسان، به آنها کمک می‌کند تا نظارت دقیقی بر فرآیندهای سازمان داشته باشند.
۶- کاهش هزینه‌ها استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب باعث کاهش نیاز به نیروی انسانی برای ثبت دستی ورود و خروج می‌شود و همچنین هزینه‌های مربوط به استفاده از اسناد کاغذی و فرآیندهای اداری را کاهش می‌دهد. این صرفه‌جویی‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های خود را کاهش دهند.
۷- اطلاع‌رسانی به کارکنان درباره وضعیت مرخصی و اضافه‌کاری این دستگاه‌ها به کارکنان این امکان را می‌دهند که به‌طور آنلاین و در هر زمان از وضعیت مرخصی، اضافه‌کاری و حضور خود آگاه شوند. این امر موجب می‌شود کارکنان بتوانند برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای فعالیت‌های خود داشته باشند.
۸- کاهش خطای انسانی در فرآیندهای حضور و غیاب روش‌های دستی و سنتی همیشه با احتمال خطاهای انسانی همراه هستند. با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب، خطای انسانی به حداقل می‌رسد و فرآیند حضور و غیاب دقیق‌تر و کارآمدتر انجام می‌شود.
۹- دسترس‌پذیری از طریق گوشی‌های هوشمند امروزه، با استفاده از نرم‌افزارهای موبایل، کارکنان و مدیران می‌توانند به‌راحتی و در هر زمان و مکانی به اطلاعات حضور و غیاب دسترسی داشته باشند. این ویژگی به کارکنان این امکان را می‌دهد که به راحتی وضعیت خود را پیگیری کنند و از هر نقطه‌ای به سیستم متصل شوند.
۱۰- رعایت پروتکل‌های بهداشتی در دوران شیوع بیماری‌های واگیر دار مانند کرونا، دستگاه‌های تشخیص چهره بدون نیاز به تماس فیزیکی با دستگاه، به رعایت پروتکل‌های بهداشتی کمک می‌کنند. این سیستم‌ها با شناسایی چهره افراد حتی با ماسک به‌صورت خودکار، عملیات حضور و غیاب را انجام می‌دهند و از تماس مستقیم با دستگاه جلوگیری می‌کنند.
کلام آخر در نهایت، ما در این مطلب ۱۰ دلیل استفاده از دستگاه حضور و غیاب را که میتواند میتواند برای تمام سازمان‌ها، چه بزرگ و چه کوچک، بسیار مفید باشد نوشتیم . این دستگاه‌ها علاوه بر بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها، به افزایش رضایت کارکنان و ایجاد اعتماد بین کارفرما و کارمندان کمک می‌کنند.
